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Una política de viajes corporativa es un grupo de condiciones y normas que elaboran las empresas para controlar los gastos de los empleados, colaboradores y socios en los viajes de negocios para que los recursos alcancen a cubrir todos los gastos. Aquí te contamos todo lo que debes saber.
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Aunque las herramientas tecnológicas han permitido que algunos viajes se eviten, en algunas situaciones es obligatorio reunirse personalmente con el fin de llegar a acuerdos o establecer alianzas que abran nuevos mercados a la empresa.
Para optimizar los recursos de los viáticos, las compañías deben establecer una política clara que debe ser informada a todos los empleados con tiempo para que pueda ser cumplida.
No es solo una forma de gestionar los recursos, sino que la organización debe preparar esta política dejando claro las obligaciones, derechos y deberes de los viajeros y de las personas involucradas dentro de la empresa. Se realiza para evitar confusiones y malos entendidos entre las partes que pueden generar gastos extras.
Antes de realizar el próximo viaje de negocios debes establecer por escrito estas normas y difundirlas internamente para que todas las personas las conozcan y todos los puntos queden claros.
Definir estos objetivos puede ayudar a establecer las líneas generales y mejorarlas con las recomendaciones de los viajeros que conocen cuáles son los gastos prioritarios.
Esta auditoría se puede programar de manera mensual, trimestral o semestral, dependiendo de la empresa. Para evitar problemas también debe encargarse a una persona que apruebe los recursos antes de viajar, con el fin que no se pasen los topes permitidos en los diferentes rubros como hospedaje, transporte o alimentación.
Si el uso de los servicios es recurrente puedes establecer alianzas estratégicas para disminuir los costos y la posibilidad de tener algunos beneficios adicionales.
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Si quieres establecer una política para los viajes de tu negocio, entonces puedes contactarnos y te ayudamos a organizar y optimizar los viajes de todos tus colaboradores.
