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Introducción

En Colombia, optimizar el retorno de la inversión (ROI) en los viajes corporativos puede resultar crucial para el logro de objetivos de las empresas. En este blog mencionamos algunas estrategias efectivas que podrían implementar las empresas colombianas de diferentes tamaños, que buscan mejorar la gestión y eficiencia de sus viajes de negocios.

Entendiendo el ROI en los Viajes de Negocios

El ROI en los viajes corporativos abarca no solo el aspecto financiero, sino también los valores agregados en términos de oportunidades de negocio, expansión de mercado y desarrollo profesional. De esta manera, una gestión eficiente es clave para maximizar estos beneficios.

Estrategia 1: Software de Autogestión

El uso de un software de autogestión sin duda alguna optimiza el proceso de Gestión de Viajes para aquellas empresas con flujos significativos de viajes durante el mes. Estas herramientas permiten un seguimiento eficaz de los gastos, contribuyendo a la reducción de costos y mejorando la eficiencia operativa.

Estrategia 2: Políticas de Viaje Personalizadas

Al desarrollar políticas de viaje que se ajusten a las necesidades de la empresa y de sus empleados garantiza su cumplimiento y también la optimización de recursos. Establecer límites de gastos, preferencias de alojamiento y procedimientos de aprobación son pasos fundamentales en este proceso.

Estrategia 3: Reportes

Analizar los datos históricos de los viajes permite identificar tendencias y áreas donde se podrían obtener ahorros adicionales. Las herramientas que proporciona Novatours facilitan el acceso a reportes detallados, que ayudan a tomar decisiones informadas y ajustar las estrategias para mejorar el ROI.

Estrategia 4: Negociación con Proveedores

Las relaciones a largo plazo con proveedores pueden conducir a tarifas más favorables. Esto aplica a negociaciones con diferentes aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de vehículos, lo que puede traducirse en ahorros significativos a largo plazo.

Estrategia 5: Seguridad de los Viajeros

Propender por la seguridad y por el bienestar de los empleados durante los viajes es una responsabilidad clave de la empresa. Invertir en adecuados seguros de viaje y garantizar accesibilidad a asistencia en emergencias puede evitar costos imprevistos y mejorar la experiencia general del viaje.

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Estrategia 6: Capacitación a los Funcionarios

Capacitar a los colaboradores acerca de las políticas de viaje y las mejores prácticas en la gestión de gastos es esencial en la creación de una cultura de viajes encaminada a optimizar el rubro de viajes en el presupuesto de la empresa. Un personal bien informado y consciente juega un papel vital en el manejo eficiente de los recursos de viaje.

Estrategia 7: Gestión del Cambio en Viajes Corporativos

La gestión proactiva del cambio es fundamental en el ámbito de los viajes corporativos. En un entorno empresarial dinámico y globalizado, las empresas deben estar preparadas para adaptarse rápidamente a cambios imprevistos, ya sean políticos, económicos, tecnológicos o relacionados con la salud, como la reciente pandemia de COVID-19. Esta adaptabilidad requiere una planificación flexible y una respuesta ágil.

Para lograr que la gestión del cambio sea eficaz, las empresas deben, entre otras cosas: monitorear constantemente el entorno global, desarrollar y mantener planes de contingencia para diferentes escenarios y establecer canales de comunicación claros y efectivos entre todos los niveles de la organización.

Estrategia 8: Evaluación y Retroalimentación Constante

Implementar un sistema de retroalimentación donde los funcionarios puedan compartir sus experiencias y sugerencias mejora continuamente la gestión de viajes. Esta retroalimentación es invaluable a la hora de ajustar políticas y prácticas.

Conclusión

Para las empresas en Colombia, implementar estas estrategias no solo resultará en ahorros significativos, sino también en una mejor experiencia de viaje para los empleados y una ventaja competitiva en el mercado. Novatours ofrece las herramientas y el conocimiento necesario para alcanzar estos objetivos de manera eficiente.