Las 10 mejores prácticas para optimizar el presupuesto de viajes corporativos

Introducción

Históricamente los viajes de negocios han sido una parte importante dentro de las estrategias de las empresas para crecer, para mejorar las relaciones con clientes, para conocer los adelantos de su industria y para aprender mejores nuevas prácticas de su competencia. No obstante, estos viajes representan un costo importante dentro del presupuesto de las empresas. Por lo que es importante realizar un análisis detallado del presupuesto de viajes corporativos para asegurarse de que los gastos son razonables pero sin tener que sacrificar la comodidad y bienestar de los viajeros.

Gestionar adecuadamente el presupuesto debe ser un objetivo financiero de las empresas, pero también debe procurar la satisfacción de los colaboradores que más viajan. Para alcanzar este objetivo, las personas involucradas, como los travel managers y los gerentes financieros, deben buscar diferentes formas para reducir los costos, desde negociar tarifas con cadenas hoteleras y negociar descuentos con aerolíneas, hasta establecer políticas de viajes claras y flexibles.

En resumen, en este artículo te presento las 10 mejores prácticas para optimizar tu presupuesto de viajes corporativos. Desde realizar negociaciones estratégicas con tus proveedores hasta adoptar tecnologías que te permita hacer seguimiento de los gastos, estas prácticas te ayudarán a controlar los costos y asegurar que los viajes se realicen de manera eficiente y bajo los parámetros de la empresa.

Acompáñanos en este viaje sobre cómo hacer que cada peso que gastes en viajes corporativos trabaje para ti, aumentando la eficiencia y mejorando la experiencia de quienes más viajan en la empresa.

1. Negociar tarifas con aerolíneas y hoteles

Uno de los aspectos clave para optimizar el presupuesto de los viajes corporativos es negociar, acompañado de tu agencia de viajes corporativos, con los proveedores más utilizados, como aerolíneas y hoteles. Al suscribir acuerdos o convenios, puedes obtener tarifas más competitivas y beneficios adicionales que no están disponibles para todo el público.

Consejos para negociar con aerolíneas

Respecto a las aerolíneas, la clave está en realizar un número considerable de viajes usando tan solo algunas aerolíneas. Las aerolíneas tienden a ofrecer tarifas preferenciales a las empresas que adquieren un monto importante de pasajes aéreos durante el año. Negociar acuerdos corporativos con estas compañías se puede traducir en la obtención de descuentos, tarifas negociadas o flexibilidad en las condiciones tarifarias por cambios o reembolsos de los pasajes aéreos.

Además, puedes aprovechar los programas de fidelización. Las aerolíneas usualmente ofrecen programas que recompensan a las empresas con puntos o millas por cada pasaje aéreo comprado, los cuales pueden canjearse en futuros viajes o en servicios adicionales, como ascensos de clase o acceso a salas VIP en los aeropuertos.

Cómo obtener mejores tarifas hoteleras

En cuanto a los hoteles, puedes negociar tarifas para reducir los costos y mantenerlos bajo control, especialmente si tus colaboradores frecuentan las mismas ciudades. Como sucede con las aerolíneas, muchos hoteles ofrecen tarifas reducidas a empresas que garantizan un volumen constante de reservas y/o noches de alojamiento.

También es posible obtener beneficios adicionales, como desayunos gratuitos, acceso a salas de reuniones, upgrades de habitaciones, y políticas de cancelación un poco más flexibles. En el largo plazo, las relaciones comerciales solidas te permitirán obtener ahorros significativos.

Para mejorar el resultado de las negociaciones, es conveniente revisar los convenios periódicamente, asegurando que las tarifas y beneficios continúan siendo competitivos.

2. Crea políticas de viajes corporativos claras y eficientes

Establecer políticas de viajes corporativas claras y bien definidas es fundamental para optimizar el presupuesto. Estas políticas deben detallar no solo los límites de gasto y las reglas para reservar vuelos y hoteles, sino también brindar flexibilidad a los viajeros frecuentes, sin perder de vista el control de costos.

Cómo establecer normas de gastos realistas

En la política de viajes se deben definir topes de gasto que sean realistas y alcanzables. Es importante tener en cuenta el destino, la duración del viaje y el nivel jerárquico del viajero para asignar presupuestos adecuados. Esto evita gastos excesivos mientras garantiza que los colaboradores viajen con comodidad. Por ejemplo, puedes establecer que los vuelos de corta duración se realicen en clase económica, pero ofrecer flexibilidad en vuelos de mayor duración o puedes estipular una tarifa máxima por noche de hotel y categoría del hotel.

Un aspecto clave es definir con claridad qué tipos de gastos están cubiertos por la empresa, como el transporte o las comidas, y establecer un proceso de reembolso transparente y fácil de seguir.

Fomentar el cumplimiento de las políticas

Para garantizar el cumplimiento de las políticas, es esencial educar a los empleados sobre la importancia de seguirlas y los beneficios que traen tanto para la empresa como para ellos. Una política eficiente no debería ser vista como restrictiva, sino como una herramienta que ayuda a todos a viajar de manera ordenada y con el control adecuado de los gastos. Podrías implementar incentivos para los colaboradores que cumplen con las normas o reservan con anticipación con el fin de promover su cumplimiento.

Además, le puedes dar acceso a tus colaboradores a un software de autogestión como el que ofrecemos e Novatours, que permita configurar las políticas de viajes de la empresa para simplificar los procesos  y garantizar el cumplimiento de manera sencilla.

3. Utiliza tecnología para el seguimiento de gastos en tiempo real

La implementación de herramientas tecnológicas para monitorear y gestionar los gastos en tiempo real es una de las formas más efectivas de optimizar el presupuesto de viajes corporativos. Con el uso de software especializado, los travel managers y los departamentos financieros pueden obtener una visión clara y actualizada de los costos asociados a cada viaje, facilitando el control y la toma de decisiones en tiempo real.

Beneficios del software de autogestión de viajes corporativos

El software de autogestión de viajes corporativos permite a las empresas tener control centralizado sobre las reservas de vuelos, hoteles y otros servicios relacionados con los viajes. Este tipo de software puede estar configurado con las políticas de la empresa, lo que ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas de gastos. Además, ofrecen la posibilidad de generar informes automáticos de gastos.

Entre los beneficios de este tipo de soluciones se encuentran la capacidad de visualizar los gastos acumulados en tiempo real, la identificación de oportunidades para reducir costos y la posibilidad de implementar alertas cuando se exceden los límites de presupuesto. Esto permite a los travel managers actuar con rapidez si detectan algún gasto sin haber sido planificado.

Monitoreo en tiempo real para evitar sorpresas

El monitoreo en tiempo real es crucial para evitar sorpresas desagradables al final de un viaje. Con la tecnología adecuada, puedes establecer un sistema que no solo registre automáticamente cada gasto, sino que también compare estos datos con el presupuesto asignado. De esta forma, tanto los empleados como los managers pueden tomar decisiones informadas durante el transcurso del viaje, ajustando las reservas o buscando alternativas más económicas si es necesario.

Además, la capacidad de generar informes detallados permite identificar tendencias de gasto y ajustar las políticas de viaje de la empresa con base en los datos.

4. Implementa programas de viajes corporativos con beneficios a largo plazo

Los programas de viajes corporativos diseñados con una visión a largo plazo pueden generar importantes ahorros y beneficios para las empresas. Estos programas no solo consisten en establecer relaciones sólidas con proveedores, sino también en aprovechar programas de lealtad y recompensas que pueden reducir costos a lo largo del tiempo.

Ventajas de las alianzas estratégicas con proveedores

Al establecer acuerdos con aerolíneas, hoteles y otros proveedores, las empresas pueden beneficiarse de tarifas preferenciales y condiciones exclusivas. Estas alianzas estratégicas suelen incluir descuentos significativos en reservas frecuentes, lo que ayuda a reducir considerablemente los costos de los viajes corporativos. Además, algunos proveedores ofrecen beneficios adicionales, como mejoras en los servicios o acceso a espacios VIP, lo que puede aumentar la comodidad del viajero sin incrementar el costo.

La clave para obtener el máximo provecho de estas alianzas es negociar en función de las necesidades específicas de la empresa y mantener un flujo constante de comunicación con los proveedores para asegurar que los acuerdos sigan siendo competitivos en el mercado.

Recompensas de lealtad y programas de puntos

Muchos proveedores de servicios de viaje, como aerolíneas y hoteles, ofrecen programas de lealtad que permiten acumular puntos o millas por cada reserva realizada. Estos puntos pueden canjearse por servicios adicionales, como vuelos gratuitos, ascensos de clase o noches de hotel sin costo, lo que a largo plazo puede generar ahorros significativos. Fomentar que los empleados utilicen estos programas puede ser una estrategia eficaz para optimizar los gastos.

Además, algunas empresas optan por concentrar sus viajes en una aerolínea o cadena hotelera en particular para maximizar los beneficios de estos programas. Esto no solo optimiza el presupuesto, sino que también mejora la experiencia del viajero, al ofrecerle más comodidades durante sus desplazamientos.

5. Define presupuestos por colaborador o área

Asignar presupuestos específicos para cada colaborador o área es una práctica clave para mantener un control riguroso de los gastos de viajes corporativos. Esto permite que cada área de la empresa administre su propio presupuesto de manera eficiente, ajustándose a las políticas generales de la compañía, pero con la flexibilidad necesaria según la naturaleza de sus actividades.

Control efectivo mediante asignaciones de presupuesto

Definir presupuestos por colaborador o por área es una estrategia efectiva para garantizar que los gastos de viaje no se salgan de control. Esta práctica permite a cada área gestionar sus recursos de manera más precisa, sabiendo exactamente cuánto tienen disponible para sus desplazamientos. Este enfoque no solo ayuda a optimizar los gastos, sino que también facilita el seguimiento y la comparación de los gastos de diferentes áreas, lo que puede proporcionar información valiosa sobre posibles áreas de mejora.

El control efectivo a través de asignaciones también permite a los gerentes identificar rápidamente cualquier desvío en el presupuesto y tomar medidas correctivas a tiempo. Además, los colaboradores son más conscientes de los límites establecidos, lo que fomenta un uso más responsable de los recursos de la empresa.

Flexibilidad según el rol y la frecuencia de viaje

No todos los colaboradores tienen las mismas necesidades de viaje. Los altos directivos, por ejemplo, pueden requerir una mayor flexibilidad en sus presupuestos debido a la naturaleza de sus desplazamientos o la necesidad de hacer viajes de última hora. Al mismo tiempo, otros colaboradores pueden viajar con menos frecuencia y, por tanto, necesitar un presupuesto reducido.

La clave está en diseñar un sistema flexible que ajuste los presupuestos según la periodicidad de los viajes y la importancia de cada viaje para la empresa. Esto no solo optimiza el uso de los recursos, sino que también asegura que se mantenga el control de los gastos sin sacrificar la calidad de los viajes.

6. Incentiva las reservas anticipadas

Una de las formas más efectivas para optimizar el presupuesto de viajes corporativos es fomentar que los colaboradores realicen sus reservas con suficiente anticipación. La planificación no solo ayuda a reducir los costos, sino que también facilita la organización del viaje y permite aprovechar las tarifas más bajas.

Ahorros garantizados al planificar con tiempo

Reservar vuelos, hoteles y otros servicios de viaje con antelación suele garantizar tarifas significativamente más bajas que las obtenidas a última hora. Las aerolíneas y hoteles ofrecen precios más competitivos para quienes hacen sus reservas con tiempo, lo que puede representar ahorros importantes para la empresa.

Para incentivar la reserva anticipada, es recomendable establecer políticas claras que premien a los colaboradores que planifiquen con antelación. Esto no solo fomenta un comportamiento responsable, sino que también facilita el control del presupuesto y permite que los travel managers tengan una visión más clara de los gastos futuros.

Herramientas para facilitar la planificación avanzada

Utilizar software de autogestión que permita a los empleados planificar sus viajes de manera sencilla y con suficiente antelación es fundamental para las empresas.

Además, el software de autogestión permite comparar precios y diferentes opciones, lo que asegura que se tomen decisiones basadas en la optimización de los costos. Implementar sistemas que incentiven la planificación temprana puede generar ahorros sustanciales a largo plazo.

7. Optimiza los trayectos y selecciona rutas más económicas

La optimización de las rutas de viaje puede generar ahorros significativos en los presupuestos de las empresas. Al elegir trayectos más cortos o económicos, no solo se reducen los costos, sino también el tiempo de viaje, lo que mejora la eficiencia operativa.

Uso de análisis de rutas y destinos más rentables

El software de autogestión permite analizar y comparar diferentes rutas y opciones para un mismo destino. Es recomendable analizar los destinos más frecuentes de la empresa para establecer rutas optimizadas y consolidar los viajes en una sola aerolínea o grupo de aerolíneas. De esta manera, se pueden aprovechar tarifas más competitivas y programas de fidelización.

Minimiza los tiempos de escala y traslados innecesarios

Aunque en algunos casos los vuelos con escalas pueden ser más baratos, estas escalas largas o innecesarias pueden añadir costos adicionales, como el pago de comidas o traslados en aeropuertos, además de disminuir la productividad del empleado. Adquirir  rutas directas o con cortos tiempos de escala podría ser una opción más rentable a largo plazo, al evitar gastos imprevistos y mejorar la eficiencia de los viajes.

Además, la planificación de trayectos que reduzcan la necesidad de traslados adicionales, como el alquiler de autos o taxis, también contribuye a una reducción de costos.

8. Aprovecha tarifas de grupos para viajes corporativos

Cuando un grupo de empleados viaja a un mismo destino, ya sea para asistir a conferencias, reuniones o eventos corporativos, aprovechar las tarifas de grupo puede resultar una excelente estrategia para reducir costos. Las aerolíneas, hoteles y otros proveedores suelen ofrecer descuentos significativos para reservas grupales.

Descuentos y tarifas preferenciales para grupos

Las tarifas de grupo permiten acceder a descuentos especiales, ya que los proveedores ven la ventaja de gestionar múltiples viajeros al mismo tiempo. Las aerolíneas, por ejemplo, suelen ofrecer precios más competitivos cuando se reserva para 10 o más personas que viajan juntas en la misma ruta. Del mismo modo, los hoteles están dispuestos a negociar tarifas más bajas si una empresa reserva varias habitaciones para un mismo evento.

Estos descuentos no solo aplican a los costos de transporte y alojamiento, sino también a servicios adicionales, como la organización de salas de reuniones, catering y traslados entre el aeropuerto y el hotel. Aprovechar estos beneficios grupales es una forma sencilla de optimizar el presupuesto sin sacrificar la calidad.

Cómo coordinar los viajes en grupo sin complicaciones

La coordinación de viajes de grupos grandes puede parecer un desafío logístico, pero algunas agencias de viajes prestan el servicio para grupos y/o eventos que facilitan este proceso. Estas agencias de viajes corporativos centralizar las reservas, negocian las tarifas  y coordinar las necesidades específicas de cada viajero. Esto garantiza que se mantenga la eficiencia y el control, evitando errores y optimizando el proceso

9. Fomenta el uso de opciones de transporte alternativas

Una excelente manera de reducir los costos en los viajes corporativos es considerar alternativas de transporte que sean más económicas o sostenibles. Dependiendo del destino y la duración del viaje, opciones como el tren, el transporte público o los servicios de las plataformas como Uber pueden representar un ahorro significativo en comparación con los vuelos o el alquiler de autos.

Comparación de costos entre vuelos, trenes y otros transportes

En trayectos cortos, los trenes pueden ser una opción más económica y eficiente en términos de tiempo. En muchos casos, las estaciones de tren están más cercanas que los aeropuertos, lo que reduce los tiempos de desplazamiento. Además, el precio de los trenes en algunos casos puede ser más bajo, especialmente si se reserva con anticipación.

También es importante evaluar el costo total de cada opción de transporte, teniendo en cuenta factores como el traslado desde el aeropuerto, el costo del equipaje adicional o las tarifas por cambios de última hora. En muchos casos, estas consideraciones hacen que el tren o incluso el transporte público local sea una opción más rentable para ciertos destinos.

Beneficios del transporte público y plataformas como Uber

El uso del transporte público no solo es una opción más económica, sino también una alternativa sostenible que reduce la huella de carbono de la empresa. En muchas ciudades, los servicios de transporte público ofrecen tarifas corporativas o descuentos por el uso frecuente, lo que puede beneficiar a la empresa en viajes recurrentes a un mismo destino.

Por otro lado, las plataformas como Uber permiten a los colaboradores acceder a un vehículo solo cuando lo necesiten, evitando los costos asociados al alquiler de autos por largos periodos o el pago de estacionamiento en el hotel.

10. Evalúa continuamente las políticas de viaje

Para mantener tu presupuesto de viajes corporativos lo más sano posible, es fundamental que revises constantemente las políticas de viaje y que realices los ajustes necesarios en función de los resultados. Las necesidades de la empresa, el comportamiento de los colaboradores y las condiciones del mercado pueden cambiar, por lo que las políticas deben ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a estos cambios.

Cómo mejorar la eficiencia de las políticas mediante análisis de datos

La evaluación continua de las políticas de viaje debe basarse en datos concretos. Utilizar herramientas de análisis que recopilen y procesen la información de todos los viajes realizados puede proporcionar una visión clara de dónde se están generando los mayores costos y qué aspectos del programa de viajes pueden ser optimizados.

Por ejemplo, el análisis de los patrones de reserva puede mostrar que ciertos empleados están reservando con poca antelación o seleccionando opciones más costosas cuando existen alternativas más económicas. Estos datos permiten ajustar las políticas para fomentar comportamientos más alineados con los objetivos de ahorro de la empresa.

Retroalimentación de los viajeros

Además de los datos cuantitativos, la retroalimentación de los viajeros frecuentes de la empresa es valiosa para mejorar las políticas de viaje. Realizar encuestas periódicas o recibir comentarios sobre su experiencia puede ayudar a identificar áreas susceptibles a mejora, como dificultades con proveedores, problemas de comodidad o falta de flexibilidad en ciertas políticas.

Tomar en cuenta esta retroalimentación no solo mejora las políticas, sino que también incrementa la satisfacción de los viajeros, asegurando que las políticas sean efectivas y prácticas. Las actualizaciones frecuentes de las políticas deben ser una práctica constante para mantener la eficiencia y garantizar su cumplimiento.

Conclusión

Al hablar acerca de la optimización del presupuesto de viajes corporativos no solo se hace referencia a la reducción de costos, sino de hacerlo de manera estratégica, sin comprometer la comodidad y productividad de los empleados. A través de la negociación con proveedores, la implementación de políticas claras y el uso de tecnología para monitorear gastos en tiempo real, es posible gestionar los viajes de manera más eficiente. Además, al fomentar la reserva anticipada, utilizar transporte alternativo y ajustar las políticas según los resultados, las empresas pueden lograr un equilibrio perfecto entre control financiero y bienestar del viajero.

Al aplicar estas 10 mejores prácticas, tu empresa podrá no solo mantener los costos bajo control, sino también mejorar la experiencia de viaje de tus colaboradores, maximizando el retorno de inversión de cada viaje corporativo.