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Introducción
La gestión de los viajes corporativos se ha convertido en una pieza fundamental para el éxito de las empresas más competitivas. En este contexto, contar con una agencia de viajes empresariales que ofrezca soluciones eficientes y personalizadas es esencial para optimizar tiempos, mejorar el servicio y garantizar el cumplimiento de las políticas corporativas. Novatours, como una agencia de viajes empresariales líder en el sector, ofrece un innovador software de autogestión que permite a las empresas automatizar la gestión de sus viajes.
Este software no solo facilita la reserva de vuelos y hoteles, sino que también incorpora herramientas para gestionar seguros de asistencia médica y flujos de aprobación personalizados. Todo esto se realiza de manera automática, asegurando un proceso ágil y controlado, ajustado a las necesidades y políticas de cada empresa.
En este blog, te explicaremos cómo Novatours, ofrece una solución integral para optimizar la gestión de los viajes corporativos y cómo su software de autogestión mejora la experiencia de los clientes al combinar tecnología avanzada con un soporte dedicado.
¿Qué es el software de autogestión de Novatours?
Novatours ofrece un software especializado que permite a las empresas gestionar sus viajes corporativos de manera eficiente y automatizada. Este sistema simplifica el proceso de reserva y aprobación de viajes, permitiendo a las organizaciones crear una cultura de viajes basada en el ahorro y la planificación anticipada.
El software de Novatours ofrece una configuración flexible que se adapta a las necesidades de cada empresa, integrando módulos para la gestión de pasajes aéreos, reservas de hoteles y seguros de asistencia médica. Además, permite personalizar los roles de los usuarios y los flujos de aprobación para garantizar que los viajes se realicen de acuerdo con las políticas de viaje, todo bajo la supervisión y el acompañamiento de una agencia de viajes empresariales confiable.
Módulo de pasajes aéreos
Como parte de los servicios de nuestra empresa, el módulo de pasajes aéreos de Novatours facilita la gestión eficiente de vuelos. Este módulo permite que los propios viajeros puedan reservar sus itinerarios dentro de los lineamientos establecidos por la empresa. Gracias a flujos de aprobación personalizables, las reservas son verificadas y aprobadas por las personas autorizadas, manteniendo un control centralizado mientras se optimiza el tiempo de gestión.
La plataforma incluye todas las opciones de las aerolíneas para que los viajeros seleccionen la más adecuada según sus necesidades. Esto no solo permite ajustar los presupuestos, sino que también garantiza que las políticas de viaje corporativas se cumplan en todo momento, con un respaldo eficiente de una agencia de viajes empresariales experta.
Módulo de reservas de hoteles
El módulo de reservas de hoteles que Novatours ofrece, permite gestionar hospedajes tanto nacionales como internacionales de manera simple y eficiente. Los viajeros pueden seleccionar entre una amplia gama de opciones de alojamiento, con tarifas y tipos de habitaciones completamente visibles en la plataforma.
Para las reservas en hoteles nacionales, el software incorpora automáticamente el impuesto al valor agregado (IVA), lo que elimina la preocupación de pagos adicionales. De este modo, las empresas pueden tener control total sobre el proceso de reserva, asegurándose de que el hospedaje cumple con los estándares corporativos y maximizando los ahorros gracias a una gestión eficiente de nuestra agencia de viajes empresariales.
Módulo de seguros de asistencia médica
Viajar con seguridad es una prioridad para cualquier empresa. Como empresa comprometida con la seguridad de sus clientes, Novatours incluye en su software un módulo de seguros de asistencia médica que permite reservar y gestionar pólizas de seguro para los viajes internacionales. Estas pólizas cubren múltiples aspectos, asegurando que los empleados estén protegidos en caso de cualquier eventualidad durante su viaje.
Este módulo, integrado con los demás servicios de la plataforma, facilita la adquisición del seguro adecuado, optimizando el proceso y garantizando la tranquilidad de los viajeros y de la empresa.
Módulo de informes
El módulo de informes de Novatours es una de las características más valoradas por las empresas. Al ser una agencia de viajes empresariales con experiencia, entendemos la importancia de medir y analizar el impacto de los viajes corporativos. Este módulo permite consolidar toda la información de las transacciones realizadas en la plataforma, generando informes detallados sobre los gastos, los proveedores, y el cumplimiento de las políticas de viaje.
Las empresas pueden acceder a reportes claros que ofrecen una visión global de los costos, ayudando a optimizar futuras estrategias de viaje y a mejorar la gestión financiera.
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¿Cómo se configura el software según las necesidades del cliente?
Una de las ventajas más importantes que ofrece Novatours es la posibilidad de personalizar su software de autogestión para adaptarse a las necesidades únicas de cada empresa. Esta capacidad de configuración asegura que las políticas de viaje corporativas, los flujos de aprobación y los roles de los usuarios estén completamente alineados con los procesos internos de la organización.
Aquí explicamos las formas clave en las que nuestro software se ajusta para optimizar la gestión de viajes dentro de cualquier estructura corporativa.
Diferentes roles
El software de autogestión de Novatours permite asignar diversos roles de usuario para asegurar que cada persona involucrada en el proceso de gestión de viajes tenga el nivel de acceso y responsabilidad adecuado. Los roles pueden incluir desde viajeros y aprobadores hasta administradores que solo pueden visualizar información. Esta flexibilidad es fundamental para que las empresas puedan delegar responsabilidades de manera eficiente, sin perder el control sobre los gastos y las reservas.
Como agencia de viajes empresariales, sabemos que cada empresa tiene sus propios flujos de trabajo, por lo que adaptamos nuestro sistema para que se ajuste a estos roles y facilite un proceso de gestión ágil y seguro.
Diferentes flujos de aprobación
El control de los gastos de viaje es un aspecto fundamental para cualquier empresa, y el software de Novatours lo entiende a la perfección. Por eso, ofrece la posibilidad de configurar flujos de aprobación que se alinean con las políticas corporativas. Estos flujos pueden ajustarse según áreas, centros de costos o proyectos, y pueden incluir una o varias personas que deben aprobar las reservas.
Como agencia de viajes empresariales, proporcionamos una herramienta que permite configurar flujos de aprobación paralelos o secuenciales, según las preferencias del cliente. En los flujos paralelos, varias personas pueden aprobar una solicitud sin seguir un orden específico, mientras que en los flujos secuenciales, cada aprobación debe seguir una secuencia definida. Esta flexibilidad permite un control total sobre las reservas y asegura que todas las decisiones sean tomadas en línea con los objetivos financieros de la empresa.
Se garantiza el control de lo que se compra
Uno de los mayores beneficios que ofrece el software de Novatours es la capacidad de controlar estrictamente lo que se adquiere en los viajes corporativos. Aunque los viajeros pueden gestionar sus propias reservas, la decisión final siempre recae en los aprobadores, lo que garantiza que las compras se alineen con las políticas internas y los objetivos financieros de la empresa.
Nuestra experiencia como agencia de viajes empresariales nos ha permitido crear un sistema en el que las empresas pueden personalizar los límites de gasto, los tiempos de antelación y otros parámetros críticos, asegurando un proceso de planificación y compra optimizado que minimiza el riesgo de gastos excesivos.
Beneficios de usar una agencia de viajes empresariales con software de autogestión
El software de autogestión que Novatours ofrece va más allá de simplificar la reserva y gestión de viajes corporativos. También proporciona una serie de beneficios estratégicos que mejoran la planificación financiera, la optimización de recursos y el control de los procesos internos. A continuación, detallamos algunos beneficios que esta solución puede ofrecer a las empresas.
Rápida implementación
Una de las ventajas más destacadas de nuestro software es su rápida implementación. Gracias a su interfaz intuitiva y su flexibilidad, las empresas pueden comenzar a usarlo en muy poco tiempo. Como agencia de viajes empresariales, no solo ofrecemos el software, sino que también proporcionamos asistencia en la creación de políticas de viaje para empresas que aún no las tienen, asegurando que el sistema esté alineado con sus objetivos corporativos desde el primer día.
Ahorro en tarifas
La planificación anticipada es clave para reducir los costos de los viajes corporativos. Novatours ofrece el software para fomentar la reserva anticipada, lo que permite a las empresas acceder a tarifas más competitivas. Por ejemplo, un vuelo que se reserve con varios días de antelación puede resultar mucho más económico que uno adquirido a última hora. Esta capacidad de planificación puede generar ahorros significativos en el presupuesto de viajes de cualquier organización.
En Novatours, entendemos que el soporte al cliente es clave. Por ello, nuestro equipo está siempre disponible para ofrecer un soporte premium. Utilizamos un sistema de seguimiento avanzado que nos permite medir nuestros tiempos de respuesta y asegurar que cada solicitud de nuestros clientes sea atendida de manera eficiente. De esta forma, las empresas pueden estar seguras de que contarán con el apoyo necesario en cada etapa del proceso de gestión de sus viajes corporativos.
Automatización y pagos con tarjeta de crédito corporativa
El software de Novatours automatiza el proceso de reserva de principio a fin, permitiendo que los pagos se realicen de manera automática con tarjetas de crédito corporativas. Esto no solo reduce la carga administrativa, sino que también mejora la eficiencia general de los procesos de viaje, lo que lo convierte en una herramienta indispensable para cualquier empresa que desee implementar un software de autogestión.
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Otros beneficios del software de Novatours
Además de los beneficios mencionados anteriormente, el software de autogestión de Novatours, ofrece otros atributos que hacen que la gestión de viajes corporativos sea aún más eficiente y estratégica. Aquí te detallamos algunos de ellos:
Control de presupuesto
Una de las mayores preocupaciones para cualquier empresa es el control de los gastos. Gracias a la experiencia de Novatours, el software proporciona herramientas avanzadas para gestionar y controlar el presupuesto destinado a viajes. A través de una serie de configuraciones, las empresas pueden establecer límites claros para las reservas y las compras relacionadas con los viajes. Esto permite garantizar que los empleados respeten las políticas internas, mientras se optimizan los recursos financieros de la empresa.
El sistema también permite ajustar los presupuestos por centro de costos, departamentos o proyectos específicos, ofreciendo una visión clara y estructurada de los gastos en viajes.
Acceso a tarifas y contenido NDC
Como agencia de viajes empresariales innovadora, Novatours se ha adaptado a los cambios tecnológicos del sector, integrando el acceso a tarifas y contenido a través del New Distribution Capability (NDC). Esto permite a las empresas acceder a tarifas más competitivas y personalizadas directamente de las aerolíneas, así como a una mayor variedad de opciones de productos y servicios.
Esta integración ofrece a los viajeros corporativos la posibilidad de seleccionar las tarifas que mejor se ajusten a sus necesidades, optimizando tanto el costo como la calidad de sus viajes empresariales.
Conclusión
En conclusión, contar con una agencia de viajes empresariales como Novatours y su software de autogestión puede transformar la forma en que las empresas gestionan sus viajes corporativos. La automatización de los procesos, la personalización según las necesidades específicas de cada organización y el control detallado sobre los gastos no solo simplifican la logística, sino que también contribuyen a generar ahorros significativos y a cumplir con las políticas internas.
Si estás buscando mejorar y optimizar la gestión de los viajes corporativos en tu empresa, Novatours, como agencia de viajes empresariales, ofrece una solución integral que combina tecnología avanzada con un soporte premium, asegurando una experiencia de viaje más eficiente y controlada para todos tus colaboradores.