Descubre los fallos más frecuentes en la gestión de viajes corporativos de las empresas y cómo optimizar tu presupuesto con estrategias probadas, datos precisos y tecnología eficiente.
¿Sabías que, según estimaciones de la Global Business Travel Association (GBTA), hasta el 30% del gasto en viajes corporativos puede perderse por procesos poco eficientes, reservas mal gestionadas y falta de control? Este porcentaje no solo refleja errores aislados, sino un problema global: la gestión de viajes corporativos sigue siendo una de las áreas con mayor potencial de optimización y ahorro para empresas medianas y grandes.
Si tu empresa ha notado que su presupuesto de viajes sube cada año sin razón clara, probablemente esté cayendo en alguno de estos errores comunes en la gestión de viajes corporativos. Hoy la tecnología, las políticas internas claras y una estrategia enfocada pueden marcar la diferencia.
Tabla de contenidos
- 1 Introducción: El costo oculto de viajes mal manejados
- 2 Error 1: No hay reglas claras para los viajes
- 3 Error 2: Manejo manual de gastos y reservas
- 4 Error 3: No saber cuánto se gasta en total
- 5 Error 4: No negociar con proveedores
- 6 Error 5: Olvidar el bienestar de los colaboradores
- 7 Conclusión: Convertir errores en oportunidades
Introducción: El costo oculto de viajes mal manejados
Viajar por trabajo ayuda a expandir los mercados, fortalecer alianzas y acercar los equipos. Pero si la gestión de estos viajes no está alineada con las nuevas tendencias del sector, el dinero puede descontrolarse. Diversos análisis de la industria muestran que la falta de automatización, la descentralización de las reservas y la falta de política de viajes corporativos efectiva suelen elevar el gasto empresarial entre un 10 y un 30%.
Dicen los expertos: el mayor ahorro no está en negociar siempre el precio más bajo, sino en evitar los errores que más encarecen el proceso.
Vamos a ver dónde está el problema y cómo puedes convertirlo en algo bueno para tu empresa.
Error 1: No hay reglas claras para los viajes
Más del 40% de las empresas, según GBTA, admiten operar sin una política de viajes corporativos efectiva o sin que esta sea actualizada. Sin una guía clara, cada reserva depende más del criterio de cada colaborador que de una lógica empresarial.
El Problema: Viajes sin reglas, gastos fuera de control
Imagina que cada funcionario reserva su viaje como quiere. Algunos eligen lo más cómodo, como vuelos caros u hoteles de lujo. Otros, por no saber o por querer ahorrar a su manera, eligen opciones que no son seguras. Así, no se sabe cuánto se va a gastar.
Esto trae muchos problemas:
• Se gasta más: sin límites claros, los colaboradores suelen exceder el presupuesto.
• No hay un orden: es difícil comparar gastos o detectar patrones.
• Problemas legales: se pueden incumplir normativas internas.
• Poca seguridad: sin reglas, los colaboradores pueden estar en riesgo.
• Mal ambiente laboral: el trato desigual genera inconformidad.
La Solución: Definir y comunicar
Necesitas una política de viajes corporativos efectiva y detallada. Debe ser clara, fácil de encontrar y abarcar:
• Tipos de tarifas aéreas autorizadas.
• Límite de gasto en hoteles.
• Medios de transporte permitidos.
• Viáticos autorizados.
• Procedimiento de aprobación de viajes.
• Acuerdos con aerolíneas y hoteles
Con un software de autogestión de viajes corporativos como Trip+ de Novatours, estas reglas se integran en el sistema, de modo que:
• Los empleados saben si cumplen la política.
• Las reservas fuera de norma se restringen o notifican.
• Los procesos de aprobación se agilizan.
Error 2: Manejo manual de gastos y reservas
Hacer todo de manera consume tiempo, aumenta los costos y eleva el riesgo de cometer errores.
El Problema: Procesos lentos y errores que cuestan dinero
• Búsqueda de vuelos y hoteles en múltiples sitios.
• Reservas aisladas sin visión global.
• Acumulación de recibos en papel.
• Informes de gastos manuales y lentos.
• Procesos de aprobación engorrosos
Esto implica:
• Altos costos administrativos.
• Retrasos en pagos y aprobaciones.
• Errores humanos.
• Falta de visibilidad del gasto.
La Solución: Digitalizar y centralizar
Un software de autogestión de viajes corporativos como Trip+. Centraliza reservas, aprobaciones y control de gastos. Permite:
• Reservas integradas en un solo portal
• Aprobaciones automáticas.
• Recibos digitales.
• Informes automáticos.
La optimización del presupuesto de viajes de la empresa se logra al reducir tiempos, errores y gastos no autorizados.
Error 3: No saber cuánto se gasta en total
Con datos dispersos, no es posible visualizar el gasto real y aplicar estrategias para ahorrar en viajes corporativos.
El Problema: Miopía financiera en el presupuesto de viajes
• Imposibilidad de negociar precios por falta de datos globales.
• Gastos ineficientes recurrentes.
• Dificultad para presupuestar.
• Decisiones basadas en suposiciones.
La Solución: Analítica y reportes detallados
Un software de gestión de viajes ofrece:
• Paneles en tiempo real.
• Informes por área, centro de costo, ruta o proveedor.
• Seguimiento del cumplimiento de la política de viajes.
Con esta información, las estrategias para ahorrar en viajes corporativos son más efectivas y sostenibles.
Error 4: No negociar con proveedores
La falta de consolidación de compras reduce el poder de negociación.
El Problema: Pagar más
• Precios más altos.
• Pérdida de beneficios extra.
• Menor control de calidad.
La Solución: Estrategia de compras y consolidación
• Analizar el gasto por proveedor.
• Negociar descuentos por volumen.
• Centralizar las reservas en el software de autogestión.
Al trabajar con una agencia de viajes corporativos y usar el software de autogestión de viajes corporativos, puedes optimizar el gasto y acceder a beneficios exclusivos.
Error 5: Olvidar el bienestar de los colaboradores
Centrarse solo en el ahorro sin considerar la experiencia del viajero afecta la productividad y la imagen de la empresa.
El Problema: Ahorros mal entendidos
• Viajes agotadores: vuelos con varias escalas, en horarios retadores o alojarse en hoteles de baja calidad dejan a tus colaboradores cansados, y así, no rinden en el trabajo.
• Estrés: Si es difícil reservar, si las aprobaciones son lentas o si no hay ayuda durante el viaje, los funcionarios se estresan.
• Riesgos de seguridad.
• Colaboradores desmotivados.
La Solución: Equilibrio entre ahorro y comodidad
La clave no es gastar sin control. Es encontrar el punto medio. Hay que equilibrar el ahorro de dinero con el bienestar de los colaboradores.
Así puedes hacerlo:
• Reglas de viaje flexibles: Tienen que poner límites, pero también permitir viajes más cómodos. Por ejemplo, un asiento con más espacio en vuelos largos o acceso a clase ejecutiva.
• Reglas flexibles para viajes largos.
• Priorizar la seguridad y el soporte 24/7.
• Facilitar reservas y gestión de gastos con un software de autogestión de viajes corporativos.
El bienestar del viajero también es parte de la optimización del presupuesto de viajes de la empresa, ya que reduce el ausentismo y la rotación.
Conclusión: Convertir errores en oportunidades
Los viajes de trabajo son importantes para que las empresas crezcan. Pero, como hemos visto, si no hay una estrategia, pueden costar mucho. Los cinco errores que vimos son trampas comunes que disparan los gastos de muchas empresas.
Evitar estos errores comunes en la gestión de viajes corporativos es clave para ahorrar y mejorar la eficiencia. La tecnología, una política de viajes efectiva y estrategias para ahorrar en viajes corporativos bien aplicadas convierten los viajes en una inversión rentable.
Cuando arregles estos errores, tu empresa no solo ahorrará mucho dinero. También trabajará mucho mejor. Los empleados estarán más contentos. Y tendrás una vista clara de uno de tus gastos más grandes. Esto te ayudará a tomar mejores decisiones. Te podrás anticipar a los problemas.
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Si quieres optimizar la gestión de tus viajes, contáctanos y te asesoraremos.