Una política de viajes corporativa es un grupo de condiciones y normas que elaboran las empresas para controlar los gastos de los empleados, colaboradores y socios en los viajes de negocios para que los recursos alcancen a cubrir todos los gastos. Aquí te contamos todo lo que debes saber.
¿Cómo funciona?
Establecer esta normatividad puede ayudar a ahorrar dinero a tu empresa, limitando los gastos de los empleados que se deben trasladar a otra ciudad o país debido a negocios u obligaciones en su trabajo.
Aunque las herramientas tecnológicas han permitido que algunos viajes se eviten, en algunas situaciones es obligatorio reunirse personalmente con el fin de llegar a acuerdos o establecer alianzas que abran nuevos mercados a la empresa.
Para optimizar los recursos de los viáticos, las compañías deben establecer una política clara que debe ser informada a todos los empleados con tiempo para que pueda ser cumplida.
No es solo una forma de gestionar los recursos, sino que la organización debe preparar esta política dejando claro las obligaciones, derechos y deberes de los viajeros y de las personas involucradas dentro de la empresa. Se realiza para evitar confusiones y malos entendidos entre las partes que pueden generar gastos extras.
Antes de realizar el próximo viaje de negocios debes establecer por escrito estas normas y difundirlas internamente para que todas las personas las conozcan y todos los puntos queden claros.
Consejos para elaborar una política de viajes empresariales
Recopilamos recomendaciones para que implementes este plan organizacional fácilmente y comiences a ejecutar la política de viajes en tu empresa con éxito.
Establecer los objetivos de la política
Antes de comenzar se deben conocer muy bien los objetivos que la empresa quiere lograr al implementar la política dentro de la organización, entre estos están: control en los gastos, procesos de validación o seguridad de los colaboradores.
Definir estos objetivos puede ayudar a establecer las líneas generales y mejorarlas con las recomendaciones de los viajeros que conocen cuáles son los gastos prioritarios.
Definir un proceso de verificación y aprobación
Para poder evidenciar que estos acuerdos se están cumpliendo la empresa debe establecer una revisión periódica del plan para auditarlo y modificarlo de acuerdo a las necesidades de las partes.
Esta auditoría se puede programar de manera mensual, trimestral o semestral, dependiendo de la empresa. Para evitar problemas también debe encargarse a una persona que apruebe los recursos antes de viajar, con el fin que no se pasen los topes permitidos en los diferentes rubros como hospedaje, transporte o alimentación.
Tener un listado de proveedores de confianza
Las empresas que deben programar continuamente viajes de sus colaboradores establecen una base de datos de proveedores y con los que previamente se han realizado acuerdos. Esta lista incluye proveedores de transporte, alojamiento y aerolíneas.
Si el uso de los servicios es recurrente puedes establecer alianzas estratégicas para disminuir los costos y la posibilidad de tener algunos beneficios adicionales.
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Priorizar la seguridad en los viajes
En el presupuesto se deben incluir las tarjetas de asistencia o seguros de asistencia médica que deben adquirir los viajeros para cubrir posibles eventualidades que pueden ocurrir en sus viajes internacionales. Además de esto, se deben incluir recomendaciones en caso de emergencias e indicar claramente los pasos a seguir en caso de sufrir un imprevisto.
Usar herramientas tecnológicas
Para poder organizar, controlar y auditar el proceso, la tecnología permite a las empresas tener todos los datos en un mismo lugar, principalmente sí tienen un número representativo de viajeros y de personas involucradas en toda la gestión de viajes.
Si quieres establecer una política para los viajes de tu negocio, entonces puedes contactarnos y te ayudamos a organizar y optimizar los viajes de todos tus colaboradores.