Es importante que las empresas asignen un presupuesto y planifiquen toda la logística antes de hacer viajes corporativos para evitar perder dinero en gastos innecesarios.
Aunque las herramientas tecnológicas han funcionado, la verdad es que para los ejecutivos y empresarios es mejor reunirse directamente con sus proveedores, socios o clientes para realizar efectivamente sus funciones.
Después de la pandemia, la reactivación económica también aumentó la reserva de viajes corporativos, lo que sin una planificación adecuada puede subir los costes estrepitosamente.
Formas de ahorrar dinero en viajes corporativos
No es fácil ahorrar dinero en estos viajes, pero todas las personas que viajen por negocio deben poner de su parte al optimizar los recursos sin que esto afecte su actividad. Veamos las formas con las que puedes ahorrar algo de dinero.
1. Planificar los viajes con anticipación
Al tener claro un calendario para este tipo de viajes, se pueden comprar los tiques y hacer las reservas con anticipación, lo que reduce los costos de los desplazamientos, principalmente en avión.
Si es posible, todas las reservas deben hacerse con antelación porque si se compra cerca de la fecha del viaje, los costos aumentan considerablemente.
2. Elaborar una política de viajes empresariales
Para que todos los empleados se ajusten al presupuesto y cumplan con los requisitos de la empresa, debes establecer una política clara para el manejo de dinero y los gastos diarios para el hospedaje, el transporte y la alimentación.
En estas políticas debe incluirse el medio de transporte o alquilar un vehículo, aunque los empresarios suelen optar por que sus empleados usen un medio de transporte público con el fin de optimizar los recursos.
Debe informarse a todo el personal sobre estas normas de obligatorio cumplimiento; algunas empresas ofrecen incentivos para que sus empleados utilicen bien el dinero de viáticos.
3. Hacer un presupuesto para cada viaje
Un área concreta de la empresa debe encargarse de establecer cuánto dinero se puede gastar cada persona en cada viaje e informar a los empleados sobre esa cifra. Es importante ceñirse al presupuesto, teniendo en cuenta todos los gastos adicionales como las tasas y los seguros de viaje.
4. Ahorrar en el alojamiento
En este momento existen muchas plataformas para buscar alojamiento en cualquier ciudad del mundo. Por esta razón se puede encontrar el mejor hospedaje de acuerdo con el precio, el número de personas, la duración del viaje y las necesidades de cada persona.
Si reservas con tiempo, puedes ahorrar bastante dinero sin dejar la comodidad a un lado. Si la estancia es larga, además podrás acceder a lugares con cocina para comer de forma saludable y con espacios adecuados para trabajar.
En algunos hospedajes ofrecen desayuno gratis, por lo que al reservar en estos sitios puedes ahorrar al ser un gasto importante en cada viaje. Una de las ventajas es que la mayoría de estos sitios cuentan con wifi gratuita para poder trabajar cómodamente.
5. Contratar empresas que permitan reembolso
Aunque se pueden conseguir pasajes y hospedajes fácilmente en Internet, es recomendable trabajar con compañías que tengan experiencia en trabajar con proveedores como hoteles, empresas de transporte o restaurantes. Estas reservas permiten realizar cancelaciones o modificaciones al viaje empresarial.
6. Utilizar la tecnología
En Internet hay plataformas que permiten hacer reservas de vuelos, hospedajes y alquiler de vehículos en una misma página. También permiten revisar las reseñas de los antiguos clientes de los establecimientos, además de comparar los precios con otras alternativas ofertadas.
Para optimizar los recursos de tu empresa en el próximo viaje de negocios, te ayudamos a programar el plan de viaje de acuerdo con las necesidades de los empleados o grupos que viajen en representación de tu empresa.