Es importante que las empresas asignen un presupuesto y planifiquen toda la logística antes de realizar sus viajes corporativos para evitar perder dinero en gastos innecesarios.
Aunque las herramientas tecnológicas han funcionado, la verdad es que para los ejecutivos y empresarios es mejor reunirse de manera presencial con sus proveedores, socios o clientes para realizar efectivamente sus funciones.
Después de la pandemia, la reactivación económica también aumentó la cantidad de viajes corporativos, lo que sin una planificación adecuada puede subir los costos estrepitosamente.
Formas de ahorrar dinero en viajes corporativos
No es fácil ahorrar dinero en estos viajes, pero todas las personas que viajen por negocios deben poner de su parte con el fin de optimizar los recursos sin que esto afecte su actividad. Veamos las formas con las que puedes ahorrar algo de dinero.
1. Planificar los viajes con anticipación
Al tener claro un calendario para este tipo de viajes, se pueden comprar los pasajes aéreos y hacer las reservas de los hoteles con la suficiente anticipación, para acceder a tarifas competitivas.
Si es posible, todas las reservas deben hacerse con antelación porque si se compra cerca de la fecha del viaje, los costos aumentan considerablemente.
2. Elaborar una política de viajes
Para que todos los empleados se ajusten al presupuesto y cumplan con las directrices de la empresa, debes establecer una política clara acerca de la anticipación con la que deben reservar los pasajes aéreos, costo máximo por noche de hotel y monto de los viáticos.
En las políticas se pueden indicar las negociaciones que la empresa ha realizado con diferentes proveedores para que los viajeros los consideren como primera opción.
Debe informarse a todo el personal sobre estas normas de obligatorio cumplimiento; algunas empresas ofrecen incentivos para que sus empleados utilicen bien el dinero de viáticos.
3. Hacer un presupuesto para cada viaje
Un área concreta de la empresa debe encargarse de establecer cuánto dinero puede gastar cada persona en cada viaje e informar a los empleados sobre esa cifra. Es importante ceñirse al presupuesto, teniendo en cuenta todos los gastos adicionales como los seguros de viaje.
4. Ahorrar en el alojamiento
Si reservas con tiempo, puedes ahorrar bastante dinero sin dejar la comodidad a un lado. Si la estadía es larga, además podrás acceder a lugares con cocina para comer de forma saludable y con espacios adecuados para trabajar.
Algunos hoteles ofrecen desayuno gratis, por lo que al reservar en estos sitios puedes obtener ahorros al ser un gasto considerable en cada viaje.
5. Contratar empresas que permitan reembolso
Aunque se pueden conseguir pasajes y hoteles a precios bajos, es recomendable trabajar con agencias de viajes que tengan experiencia negociando con diferentes proveedores como aerolíneas y hoteles para reservar tarifas que permitan cambios y/o reembolsos.
6. Utilizar la tecnología
Actualmente hay plataformas que permiten optimizar el proceso de gestión de viajes permitiendo obtener diferentes beneficios como la disminución de tiempos de dedicación de las personas involucradas, conseguir ahorros, controlar los gastos y medir la gestión de manera periódica.
Para optimizar los recursos de tu empresa en los viajes de negocios, te ayudamos a implementar una gestión de viajes eficiente de acuerdo con tus necesidades.